Przeorganizuj swoje życie. Część 4 – Twoje miejsce pracy.

Przeorganizuj swoje życie. Część 4 – Twoje miejsce pracy.

 

Zapraszam do czwartej już części z serii Przeorganizuj swoje życie. Dziś pora na Twoje miejsce pracy. Pamiętaj, nie wszystko w tych tekstach musi CI odpowiadać. Wybierz to co jest dla Ciebie najlepsze a resztę po prostu odrzuć.
Jeśli czytasz ten tekst jako pierwszy, serdecznie polecam zacząć od początku. W ten sposób o wiele łatwiej będzie Ci zacząć.
Dziś zabieramy się za Twoje miejsce pracy.
 
Jeśli jesteś w pracy, rozejrzyj się – ile przedmiotów masz na biurku? Ile rzeczy jest na ścianach dookoła Ciebie? Jak bardzo zagracony jest pulpit Twojego komputera? Czy na biurku lub obok niego piętrzą się sterty papierów i innych przedmiotów?
Wszystkie te rzeczy to są wizualne rozpraszacze, a skoro my jako istoty które posługują się wzrokiem je widzimy, to i nasz umysł nie pozwala nam ich ignorować. Odciągają naszą uwagę i niejednokrotnie powodują u nas stres.

 

Jest na to rozwiązanie: uprościć, przeorganizować, zminimalizować.

 

W mojej pracy mam całkiem nieduży zestaw akcesoriów, których używam. Tym bardziej nie pozwalam się im rozrastać, że często z komputerem przemieszczam się pomiędzy działami i biurami. Warto więc wyposażyć się jedynie w takie narzędzia, które będą nam potrzebne a nie tylko ładnie wyglądały. Tak samo wygląda pulpit mojego komputera. Jeśli mam jakieś skróty na pulpicie, to są one pogrupowane.
Nawet jeśli uda się to już w połowie, otrzymacie przestrzeń która jest wolna od niepotrzebnych rzeczy, śmieci, rozpraszaczy. Otrzymacie miejsce, w którym łatwiej będzie się skupić i pracować efektywnie. Oczywiście, miło mieć w pracy prywatne akcenty. Niemniej jednak należy pamiętać o jednym, to jest miejsce, w którym potrzebujesz skupienia i porządku.
 
Krótka notka o produktywności: To zdecydowanie jest temat na osobny post i nie chodzi o to, że musimy być maszynami do pracy. Tak naprawdę, jeśli przeczytasz kilka innych postów o przeorganizowaniu swojego życia, zauważysz, ze jest zupełnie odwrotnie. Oczywiście efektywność i produktywność jest niezmiernie istotna, dzięki niej nasze zadania są wykonane – przecież to właśnie realizacja celów naszych i naszych rodzin sprawia, ze idziemy do przodu.

 

Tak więc, przeorganizujmy nasze miejsce pracy i uprośćmy nasze otoczenie:

 

1. Przeorganizuj swoje ściany.

Przyjrzyj się ścianom dookoła Ciebie. Czy to co się na nich znajduje, naprawdę musi tam być? Są całkiem spore szanse na to, że prawie wszystko co znajdziesz na ścianach, nie jest tam konieczne. Umieszczamy na ścianach rzeczy, które przypominają nam o czymś, motywują nas, inspirują czy choćby rozśmieszają. Prawda jest jednak inna – bardzo często nas po prostu rozpraszają. Zdejmij ze ścian wszystko może poza ładnym zdjęciem czy dziełem sztuki jeśli takie masz, także poza ładnym kalendarzem. Jeśli masz tablicę, która przypomina Ci o realizacji Twoich celów czy nawyków- to także ją zostaw. Niech będą to rzeczy które nie będą Cię rozpraszały, tylko odciągały od innych rozpraszaczy.

 

2. Zbierz wszystkie papiery i dokumenty.

Czy masz papiery i dokumenty na całym swoim biurku? Czy przypadkiem nie piętrzą się stertami na podłodze? Zbierz je wszystkie razem i przejrzyj je, jeden po drugim. To może zająć chwilę jeśli masz ich sporo zgromadzonych, ale zaufaj mi, to będzie czas dobrze spożytkowany. Większość tych papierów i dokumentów może być do wyrzucenia, ale te ważne powinny zostać zarchiwizowane. Bardzo często wraz z ważnymi datami które wpiszesz do swojego kalendarza oraz działaniami które umieścisz na swojej liście do zrobienia. Zarchiwizuj dokumenty od razu. Wyrzucaj zbędne bez litości te które są zbędne a te ważne archiwizuj. Pracuj po kolei od sterty która jest najbliżej i kontynuuj aż przejdziesz do następnej. Zawsze zajmuj się jednym dokumentem na raz, zdecyduj czy go wyrzucić czy zarchiwizować – i zrób to szybko. Nie odkładaj go na kolejną stertę, na tak zwane później. Zajmuj się jednym papierem na raz i działaj.

 

3. Przyjrzyj się swoim bibelotom.

Czy masz na swoim biurku sporo drobnych przedmiotów? Fotografie, śliczne małe zwierzątka, podstawki do świec, pojemniczki na długopisy czy spinacze, tabliczki z fajnymi cytatami na nich. Pozbądź się wszystkiego oprócz może jednej czy dwóch fotografii. Długopisy, ołówki i spinacze schowaj do szuflady – porządnie w pojemniku lub na podstawce. Większości tych przedmiotów możesz się śmiało pozbyć lub przechowywać je w odpowiedni sposób. Te wszystkie drobne rzeczy na biurku to tylko zwykłe rozpraszacze.

 

4. Znajdź inne miejsce na swoje rzeczy.

Jeśli w zasięgu Twojego wzroku są rzeczy których potrzebujesz, znajdź dla nich miejsce z dala od Twoich oczu. Naprawdę, nic nie musi się znajdować na Twoim biurku (poza miejscem na przychodzącą korespondencję, komputera czy telefonu). Wszystko inne może być schowane do szuflady. Klucz do takiego przechowywania: zawsze odkładaj je w to samo miejsce po użyciu. W ten sposób zawsze szybko będzie można je znaleźć. Przedmioty których używasz najczęściej, umieść w szufladach najbliżej siebie.

 

5. Uporządkuj swój komputer.

Większość ludzi ma desktop swojego komputera zawalony ikonami. To jest bardzo rozpraszające i jeśli jest ich tak wiele, ciężko coś tam znaleźć. W folderze „Moje Dokumenty” stwórz kilka folderów: 1. Sprawy do załatwienia – wszystko co do Ciebie przychodzi, 2. Działania, 3. Poczekalnia, 4. Bieżące projekty, 5. Archiwum. Rzeczy którymi kiedyś musisz się zająć czy przeczytać w innym czasie włóż do 3. Poczekalnia. Pozostałe są dość oczywiste. Przyjrzyj się więc swoim elementom pulpitu i umieść je w odpowiednim folderze. Jeśli znajdziesz tam zadania do wykonania, umieść je w folderze 2. Działania. Jeśli są jakieś programy czy pliki których używasz codziennie, umieść je w menu start. Wówczas wyłącz swoje niepotrzebne ikony na pulpicie i znajdź ładny widok na pulpit. Jeszcze jedna wskazówka – nie uruchamiaj kilku programów jednocześnie. Pracuj nad jednym zadaniem na raz i otwieraj tylko jeden program czy plik nad którym aktualnie pracujesz.

 

6. Przeorganizuj swoje szuflady.

Przejrzyj zawartość swoich szuflad. Nie wszystkich na raz, jedną po drugiej. Wyrzuć niepotrzebne rzeczy i zachowaj tylko to czego potrzebujesz. Zorganizuj je i zaplanuj w nich miejsce na wszystko czego potrzebujesz i upewnij się, ze odkładasz zawsze wszystko na miejsce. Bardziej szczegółowy post o tym jak przeorganizować swoje szuflady znajdziesz tutaj: „Przeorganizuj swoje życie. Część 3 – szafy, szafki i szuflady”.

 

7. Zorganizuj swój sposób przechowywania i archiwizowania dokumentów.

Czy archiwizujesz swoje dokumenty regularnie? Czy możesz znaleźć ten dokument którego akurat potrzebujesz? Jeśli tak, to zdecydowanie tę sztukę masz opanowaną. Jeśli nie, stwórz podręczny system do którego będzie można się odnieść podczas archiwizowania. Zrób to w najprostszy możliwy sposób od A do Z. Upewnij się, ze masz pudełko z przegródkami i naklejkami pod ręką aby zrobić nową przegródkę kiedy jej potrzebujesz. Nie zostawiaj miejsca na „posegreguję to potem”, tylko od razu odkładaj w odpowiednie miejsce do segregowania / archiwizowania. Miejsce w którym archiwizujesz dokumenty powinno być blisko i zawsze pod ręką (szuflada, szafka), wówczas szybko można do niej zajrzeć kiedy tego potrzebujesz.

8. Nie biegnij do sklepu by kupować kolejną górę rzeczy.

Kiedy ludzie zaczynają swoją przygodę z systemem GTD (Getting Things Done) – tego tytułu nie trzeba tłumaczyć, od razu biegną do sklepu (także online) by kupować różne narzędzia do segregowania, archiwizowania i planowania. Jeśli faktycznie nie masz niczego w domu czego możesz użyć, to jedynie kup foldery do archiwizowania i naklejki. W przeciwnym razie zupełnie nie potrzebujesz niczego szczególnego. Nie biegnij do sklepu by kupować zapasy biurowe – po prostu uprość swoje miejsce pracy. Pamiętaj, to jest proces przeorganizowania swojego miejsca pracy, nie budowanie go od podstaw.

 

Jeśli uda Ci się wykonanie powyższych punktów, Twoje miejsce pracy będzie prostsze, bardziej przestrzenne i przez to ładniejsze. Jeśli nie możesz zrobić tego wszystkiego na raz, to też w porządku – zaplanuj sobie tą pracę w godzinnych odcinkach. Przeznacz na to godzinę dziennie przez najbliższe kilka dni. Natomiast kiedy już tego dokonasz, pamiętaj by usiąść na chwilę, rozejrzeć się i cieszyć się tym, co udało Ci się zrobić. Bardzo często zapominamy sami sobie pogratulować wykonanego zadania. Teraz dopiero się zaczyna – utrzymaj swoje miejsce pracy w takim stanie. Powodzenia. 🙂

 

Zapraszam do poczytania innych tekstów z kategorii „Tarocistka też człowiek”.

Warto przeczytać

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *